Cuando se dice que una entidad pública es lenta en su ejecución de gastos o está siendo deficiente en la ejecución de gastos es porque simplemente no está siendo capaz de gastar lo que se le otorga.
Muchas veces esta situación hace que la población puede tachar de incapaz al titular de la entidad, alcalde o gobernador regional.
¿Pero cuáles son las razones por la que la ejecución de gastos es lenta o deficiente, y sobre todo quién o de quienes es la responsabilidad?
En primer lugar es importante conocer el ABC de la ejecución de gasto.
El ABC de la Ejecución de Gasto
En una entidad pública, para que se ejecuta el gasto, se sigue los siguientes pasos básicos:
1.- Requerimiento, a cargo del ÁREA USUARIA (Todas las unidades orgánicas de una entidad)
2.- Cotización de lo requerido, a cargo de LOGÍSTICA.
3.- Autorización del gasto, a cargo de PRESUPUESTO.
4.- Compra de lo requerido, a cargo de LOGÍSTICA.
5.- Conformidad de compra, a cargo del ÁREA USUARIA.
6.- Pago al PROVEEDOR, a cargo de CONTABILIDAD Y TESORERÍA.
Teniendo una idea básica de los pasos para ejecutar los gastos, a continuación explicaré cuáles son las posibles causas de que los gastos no se ejecutan de manera rápida.
En primer lugar es necesario indicar que toda entidad pública, al empezar el año, ya cuenta con un monto determinado o presupuesto (estimación de gasto) para ejecutarlo durante el año. Eso significa que no es aceptable que se puede decir que una de las razones del porque una entidad es deficiente en el gasto es porque no tiene presupuesto. Toda entidad cuenta con un presupuesto, unos mucho y otros poco, pero cuentan con un presupuesto.
Ahora sí paso a explicar, de manera general, cuales son los posibles cuellos de botella para que se tenga una lenta ejecución de gastos:
1.- EL CUELLO DE BOTELLA EN EL ÁREA USUARIA-REQUERIMIENTO:
La ejecución de gastos puede ser lento desde el área usuaria por los siguientes motivos:
- Cuando no se sabe cuáles son los objetivos ni metas de la entidad.
- Cuando no se sabe en que se debe gastar. (En caso de obra todos lo que se piensa hacer se encuentra en los acuerdos del presupuesto participativo)
- Cuando se desconoce la existencia de las necesidades de la entidad o la población.
- Cuando los responsables del área usuaria es demasiado quedado y no realiza los requerimientos de los bienes, servicios u obras.
2.- EL CUELLO DE BOTELLA EN LOGÍSTICA-COTIZACIÓN:
La ejecución de gastos puede ser lento desde el área de logística por los siguientes motivos:
- No se han realizado las cotizaciones de los requerimientos o es muy lento.
- No existen propuestas de parte de los proveedores, lo cuál sería un caso excepcional.
- Existe retrasos o demoras en llevar a cabo los procesos de selección.
- No existen proveedores, lo cual sería un caso excepcional.
- El responsable del área no tiene ganas de comprar nada.
3.- EL CUELLO DE BOTELLA EN PRESUPUESTO - AUTORIZACIÓN DEL GASTO:
La ejecución de gastos puede ser lento desde el área de presupuesto por los siguientes motivos:
- No se aprueba o autoriza realizar los gastos.
- No se asigna el presupuesto respectivo en el sistema integrado de administración financiera,. SIAF.
4.- EL CUELLO DE BOTELLA EN LOGÍSTICA - COMPRA:
La ejecución de gastos puede ser lento desde el área de logística por los siguientes motivos:
- No se realiza o se realiza la compra con lentitud.
- No se convoca un proceso de selección con la rapidez que se debería.
- No se entrega el contrato al proveedor o la orden de compra o servicio en los plazos establecidos.
- No se exige al proveedor el cumplimiento del contrato, la orden de compra u orden de servicio.
5.- EL CUELLO DE BOTELLA EN EL ÁREA USUARIA - CONFORMIDAD:
La ejecución de gastos puede ser lento desde el área de usuaria por los siguientes motivos:
- Cuando el bien o el servicio presenta observaciones y el proveedor demora en subsanarlo.
- No se emite o no se quiere emitir el informe de conformidad.
6.- EL CUELLO DE BOTELLA EN CONTABILIDAD Y TESORERÍA - PAGO:
La ejecución de gastos puede ser lento desde el área de contabilidad y tesorería por los siguientes motivos:
- Los documentos que sustentan los gastos presentan observaciones y el área usuaria, logística y los proveedores demoran en subsanarlo.
- Cuando existe demora o lentitud en la realización del devengado y la contabilización .
- Cuando se tiene dificultades en la cuenta corriente del proveedor y no es posible hacer los depósitos.
- Cuando existe demora en la realización del girado.
7.- EL CUELLO DE BOTELLA EN OTRAS ÁREAS
Además de las áreas mencionadas la ejecución de gastos puede ser lento por los siguientes motivos:
- Existen demora en la elaboración de los contratos de adquisición de bienes y servicios (Gerencia municipal, director general, gerente regional, Asesoría, y/o Secretaría general)
- Existen demoras en la aprobación de los planes de trabajo ( Gerencia Municipal, director general, gerente regional, Secretaría General, Asesoría Jurídica).
Como se puede observar en la ejecución de gastos están involucradas todas las áreas y para tener una ejecución de gastos rápida se hace necesario la colaboración de todos.
Un trabajo en equipo aún se hace necesario en las entidades.
Corresponde a la alta gerencia tener que estar monitoreando y sacar aquellos "corchos" que impiden que los gastos se ejecuten conforme a lo programado y así tener una ejecución de gastos eficaz.
El consejo del día:
"Trabaja tan bien de tal manera que nadie puede decir: Yo lo haría mucho mejor y a un mejor pago"
